La Administración de Empresas es una disciplina que estudia la forma en que las empresas u organizaciones obtienen y utilizan los recursos que tienen a disposición para el logro de determinados fines y objetivos.
El surgimiento de la administración como institución esencial distinta y rectora es un acontecimiento de primera importancia en la historia social en pocos casos, si los hay una institución básica nueva o algún nuevo grupo dirigente, han surgido tan rápido como la administración desde principios de siglo. La administración es el órgano social encargado de hacer que los recursos sean productivos, esto es con la responsabilidad de organizar el desarrollo económico que refleja el espíritu esencial de la era moderna.
Las personas han hecho planes y perseguido metas por medio de organizaciones
y logrado todo tipo de hazañas desde hace miles de año. Sin embargo, la
teoría de la administración se suele considerar un fenómeno relativamente
reciente que surge con la industrialización de Europa y Estados Unidos en el
siglo XXI.
Una organización es una unidad social o agrupación de personas constituidas
esencialmente para alcanzar objetivos específicos lo que significa que las
organizaciones se proponen y construyen con planeación y se elabora para
conseguir determinados objetivos.
La administración posee características como universalidad, especificidad
unidad temporal, valor instrumental, amplitud del ejercicio, flexibilidad, entre
otras que serán ampliadas en este contenido; Además poseen elementos como: la
eficiencia, eficacia, productividad, coordinación de recursos, objetivos y
grupos sociales que la hacen diferente a otras disciplinas.
El proceso administrativo comprende las actividades interrelacionadas de:
planificación, organización, dirección y control de todas las actividades que
implican relaciones humanas y tiempo.
La administración de empresas posee cinco variables principales que constituyen
su estudio las cuales son: tarea, personas, tecnología, ambiente y estructura.
La administración se define como el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas trabajando en grupo alcance con eficiencia metas seleccionadas. Esta se aplica a todo tipo de organizaciones bien sean pequeñas o grandes empresas lucrativas y no lucrativas, a las industrias manufactureras y a las de servicio.
En fin la administración consiste en darle forma, de manera consistente y constante a las organizaciones. Todas las organizaciones cuentan con personas que tienen el encargo de servirle para alcanzar sus metas, llamados Gerente, administradores etc.
Un Gerente es una persona responsable de dirigir las actividades que ayudan a las organizaciones para alcanzar sus metas. La medida de la eficiencia y la eficacia de un Gerente, es el grado en que determine y alcance los objetivos apropiados.
Los Gerentes actúan mediante relaciones que son vías de dos sentidos; una
de las partes esta sujeta a la otra.
Los gerentes actúan mediante relaciones que tienen repercusiones que involucran
a otras personas, para bien o para mal.
Administradores
Son individuos en una organización que dirigen las actividades de otros. Estos
también podrán tener algunas responsabilidades operativas. Se pueden dividir
en dos grupos:
Los operativos son personas que trabajan directamente en un puesto o
actividad y no tienen responsabilidad de supervisar el trabajo de otros
empleados.
Los administradores dirigen las actividades de otras gentes.
Los administradores convierten un conjunto de recursos humanos, materiales,
técnicos, monetarios, de tiempo y espacio en una empresa útil y efectiva.
Estos tienen la responsabilidad de realizar acciones que permitan que las
personas hagan sus mejores aportaciones a los objetivos del grupo.
Los administradores se clasifican en:
Los administradores de primera línea por lo general lo llamamos
supervisores.
Los de mandos medios pueden ostentar títulos como de jefe de departamentos o de
oficina, líder del proyecto, jefe de unidad, gerente de distrito, decano,
obispo o gerente divisional.
Los administradores por lo común ostentan títulos de vicepresidente,
presidente, canciller, director administrativo, director general etc.
Es importante si de alguna empresa o institución nos quisiéramos referir,
que independientemente de la importancia que tendrá el establecimiento o
aplicación de un modelo como en este caso lo es el proceso administrativo,
debemos también referirnos, al papel que como administradores tenemos en una
organización, llamada de bienes o de servicios.
El número de departamentos varía según las necesidades de la misma empresa,
dependiendo del departamento en que se encuentre el administrador, este realiza
funciones como:
Considerado tradicionalmente como uno de los departamentos clave, ya que se encarga del óptimo aprovechamiento y de la adecuada introducción de infraestructura en un organismo o empresa.
De suma importancia, dada su especialidad que hoy en día representa, y que
sostiene en la empresa la responsabilidad de elaborar métodos eficientes en el
manejo y coordinación de los sistemas de venta que la empresa ofrece a un
mercado específico.
Esta área se encarga de la obtención de fondos y del suministro del capital que se utiliza en el funcionamiento de la empresa, procurando disponer de los medios económicos necesarios para cada uno de los demás departamentos, con el objeto de que puedan funcionar debidamente.
Departamento de vital importancia, ya que mediante el uso adecuado de programas de reclutamiento, selección, contratación, capacitación y desarrollo, se allega para la empresa del personal adecuado y afín a los objetivos de la misma.
La profesión de administrador es muy variada dependiendo del nivel en que se sitúe el administrador, deberá vivir con la rutina y con la incertidumbre diaria del nivel operacional o con la planeación, organización, dirección y control de las actividades de su departamento o división en el nivel intermedio, o incluso con el proceso decisorio en el nivel institucional, orientado hacia un ambiente externo que la empresa pretende servir. Cuanto mas se preocupe el administrador para saber o aprender como se ejecutan las tareas, mas preparado estará para actuar en el nivel operacional de la empresa. Cuanto mas se preocupe por desarrollar conceptos mas preparado estará para actuar en el nivel institucional de la empresa. Un administrador debe conocer como se prepara un presupuesto de gastos o una previsión de ventas, como se construye un organigrama o flujo grama, como se interpreta un balance, como se elabora la planeación y el control de producción, etc ya que estos conocimientos son valiosos para la administración, sin embargo lo mas importante y fundamental es saber como utilizarlos y en que circunstancias aplicarlos de manera adecuada.
Alcanzar en forma eficiente y eficaz los objetivos de un organismo social.
- Eficacia. Cuando la empresa alcanza sus metas
- Eficiencia. Cuando logra sus objetivos con el mínimo de sus recursos.
Es permitirle a la empresa tener una perspectiva más amplia del medio en el cual se desarrolla
Asegurar que la empresa produzca o preste sus servicios.
La administración es un órgano social específicamente encargado de hacer que
los recursos sean productivos, refleja el espíritu esencial de la era moderna,
es indispensable y esto explica por que una vez creada creció con tanta rapidez
y tan poca oposición.
La administración busca el logro de objetivos a través de las personas ,mediante técnicas dentro de una organización. Ella es el subsistema clave dentro de un sistema organizacional. Comprende a toda organización y es fuerza vital que enlaza todos los demás subsistemas.
Dentro de la administración encontramos:
Desempeño de varios roles interpersonales, de información y decisión.
Las organizaciones y los individuos continuamente toman decisiones adaptativas con objeto de mantener en equilibrio dinámico con su medio. Para el proceso de toma de decisiones el flujo de información es esencial. Dicho proceso implica el conocimiento de pasado, estimaciones a futuro y la retroalimentación periódica relacionada con la actividad actual. La tarea de la administración es instrumentar este sistema de información-decisión para coordinar los esfuerzos y mantener n equilibrio dinámico.
El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social, porque en él tiene siempre que existir coordinación sistemática de medios. La administración se da por lo mismo en el estado, en el ejercito, en la empresa, en las instituciones educativas, en una sociedad religiosa, etc. Y los elementos esenciales en todas esas clases de administración serán los mismos, aunque lógicamente existan variantes accidentales. Se puede decir que La administración es universal porque esta se puede aplicar en todo tipo de organismo social y en todos los sistemas políticos existentes.
Aunque la administración va siempre acompañada de otros fenómenos de índole distinta, el fenómeno administrativo es específico y distinto a los que acompaña. Se puede ser un magnífico ingeniero de producción y un pésimo administrador. La administración tiene características específicas que no nos permite confundirla con otra ciencia o técnica. La administración se auxilie de otras ciencias y técnicas, tiene características propias que le proporcionan su carácter específico. es decir, no puede confundirse con otras disciplinas.
3. Su unidad temporal. Aunque se distingan etapas, fases y elementos del
fenómeno administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo momento de la
vida de una empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor
parte de los elementos administrativos. Así, al hacer los planes, no por eso se
deja de mandar, de controlar, de organizar, etc.
4. Su unidad jerárquica. Todos cuantos tienen carácter de jefes en un
organismo social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma
administración. Así, en una empresa forman un solo cuerpo administrativo,
desde el gerente general, hasta el último mayordomo.
5. Valor instrumental. La administración es un medio para alcanzar un fin, es
decir, se utiliza en los organismos sociales para lograr en forma eficiente los
objetivos establecidos.
6. Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles de un organismo formal,
por ejemplo, presidentes, gerentes, supervisores, ama de casa etc.
7. Interdisciplinariedad. La administración hace uso de los principios,
procesos, procedimientos y métodos de otras ciencias que están relacionadas
con la eficiencia en el trabajo. Esta relacionada con matemáticas,
estadística, derecho, economía, contabilidad, sociología, Psicología,
filosofía, antropología, etc.
8. Flexibilidad. Los principios y técnicas administrativas se pueden adaptar a
las diferentes necesidades de la empresa o grupo social.
Primeras ideas sobre la administración
Las personas llevan muchos siglos formando y reformando organizaciones. Al
repasar la historia de la humanidad, aparece la huella de pueblos que trabajaron
unidos en organizaciones formales, por ejemplo los ejércitos griegos y romanos,
la Iglesia Católica Romana, la Compañía de las Indias Orientales, la
Compañía de la Bahía de Hudson. Las personas también han escrito sobre cómo
lograr que las organizaciones sean eficientes y eficaces, desde mucho antes de
que términos como "administración" fueran de uso común.
Sumeria:
Fueron los primeros en tener escritura, los sacerdotes llevaban en forma
arcaica, el control administrativo del cobro de los impuestos.
Egipto (4000a.C.):
Los Egipcios contaban con dirigentes capaces de planear, organizar y controlar a
miles de trabajadores en la ejecución de sus monumentos. Las pirámides de
Egipto son evidencia actuales de que se intentaron proyectos de enorme alcance,
que emplearon decenas de miles de personas, con bastante anticipación a los
tiempos modernos. Las pirámides son un ejemplo en especial interesante. En la
construcción de una sola pirámide se utilizaron los servicios de más de 100
mil personas durante veinte años.
China ( 2000a.C.):
Utilizaban una junta de consejo para cada caso en que debía de tomarse una
decisión importante.
Las parábolas de Confucio sugieren prácticas para la buena administración
pública.
Babilonia(1800 a.C.):
Código de HAMURABI : Uso del control escrito y testimonial, la responsabilidad
no puede ser transferida, establecimiento del salario mínimo.
Hebreos (1490 a.C.):
Conceptos de organización, principio de la excepción.
Grecia y Persia: ( 400 a.C.)
En Grecia Sócrates enuncia la universalidad de la administración.
Platón en su libro "La República" da sus puntos de vista sobre la
administración de los negocios públicos y el principio de especialización.
Platón que dentro de sus grandes aportaciones están :
1.- La clasificación de las formas de gobierno que se dividen en :
-Aristocracia : Gobierno de la nobleza o clase alta.
-Oligarquía : Gobierno de una sola clase social.
-Timarquía : Gobierno de los que cobraban rentas.
-Democracia : Gobierno del pueblo.
-Tiranía : Gobierno de una sola persona.
2.- Clasificación de las clases sociales que se dividen en :
-Oro : Eran los gobernantes
-Plata : Los guerreros y
-Bronce : Eran los artesanos y comerciantes.
3.- Sus obras : "Fedro", "El Banquete", "Las leyes y
la república".
Aristóteles (300 a.C.) En su libro "La política" distingue tres
formas de administración pública: Ejecutivo, Legislativo y Judicial.
Aristóteles : filosofo que clasificó a la administración publica en :
a)Monarquía: Gobierno de uno sólo.
b)Aristocracia: Gobierno de la clase alta.
c)Democracia: Gobierno del pueblo.
En Persia Ciro enuncia el estudio de movimientos, manejo de materiales la
importancia de las relaciones humanas.
Roma (175 a.C.):
Una de las civilizaciones que más influyó en el pensamiento administrativo fue
el pueblo romano, quien marcó las bases más importantes de la sociedad
moderna.
El pueblo romano influyó en la sociedad actual haciendo uso de la
administración que incluso teniendo administradores que se hacían cargo de
ella, que recibían el nombre de gestores o mandatarios.
Roma clasifica a las empresas en tres :
-Públicas : Las que realizan actividades del Estado.
-Semipúblicas : Las que pertenecen a sindicatos.
-Privadas : Las que eran manejadas por civiles.
Roma tuvo tres periodos :
1.- La república : Donde las actividades eran manejadas por el pueblo y
predominaba la igualdad de los derechos.
2.- La monarquía : En donde dirigía el gobierno, la alta sociedad y no
intervenía el pueblo.
3.- La caída del imperio romano : Este periodo se caracterizó por la
desorganización.
En la edad media la Iglesia Católica no acepta el lucro y el comercio como una actividad honesta, al no ser aceptado esto, nace una nueva corriente llamada ética protestantista que sí acepta y fomenta la acumulación de la riqueza. Dentro de sus principales exponentes encontramos a Max Weber, Benjamin Franklin y Martin Lutero. La Iglesia Católica Romana representa un ejemplo interesante de la práctica de la administración; la estructura actual de la Iglesia quedó establecida, en esencia, en el siglo II d.C. En ese tiempo se definieron con mayor rigor sus objetivos y doctrinas. La autoridad final se centralizó en Roma. Se creó una estructura jerárquica simple, que en lo básico aún prevalece sin cambios a lo largo de casi 2000 años. Catón enuncia la descripción de funciones.
Judea (Año 20):
Jesús utilizó las relaciones humanas, la unidad de mando; y los reglamentos.
Nicolás Maquiavelo (1525)
Aunque el calificativo "maquiavélico" se suele usar para describir
a oportunistas astutos y manipuladores, Maquiavelo creía firmemente en las
virtudes de la república. Esto salta a la vista en Los discursos, libro escrito
por Maquiavelo en 1531, cuando vivía en la antigua república italiana de
Florencia. Los principios que planteó se pueden adaptar y aplicar a la
administración de las organizaciones contemporáneas.
1. Una organización es más estable si sus miembros tienen el derecho de
manifestar sus diferencias y resolver sus conflictos dentro de ella.
2. Si bien una persona puede iniciar una organización, "ésta será
duradera cuando se deja en manos de muchos y cuando muchos desean
conservarla."
3. Un gerente débil puede seguir a uno fuerte, pero no a otro débil, y
conservar su autoridad.
4. Un gerente que pretende cambiar una organización establecida "debe
conservar, cuando menos, la sombra de las costumbres antiguas."
Adam Smith (1780)
dam Smith se conoce por sus contribuciones a la doctrina de la economía
clásica, pero su análisis en La Riqueza de las Naciones, que se publicó en
1776, incluía un brillante argumento sobre las ventajas económicas que las
organizaciones y la sociedad podrían obtener de la división del trabajo. Él
empleó para sus ejemplos la industria de fabricación de alfileres. Smith
menciona que diez individuos, cada uno realizando una actividad especializada,
podrían producir entre todos alrededor de 48 mil alfileres al día. Sin
embargo, si cada uno trabajara en forma separada e independiente, con un poco de
suerte esos diez trabajadores podrían fabricar 200 (o incluso diez) alfileres
al día. Si cada trabajador tuviera que jalar el alambre, estirarlo, cortarlo,
martillar la cabeza a cada alfiler, afilar la punta, y soldarle la cabeza a cada
pieza, sería un verdadero reto producir diez alfileres al día.
Smith concluyó que la división del trabajo aumenta la productividad al
incrementar la habilidad y destreza de cada trabajador, al ahorrar tiempo que,
por lo general, se pierde al cambiar de actividades, y al crear inventos y
maquinaria que ahorraban trabajo. La amplia popularidad actual de la
especialización del trabajo ( tanto en puestos de servicio como la enseñanza y
la medicina como en las líneas de ensamble en las plantas de automóviles) se
debe sin lugar a duda a las ventajas económicas que citara hace más de 200
años Adam Smith.
Revolución industrial
Tiene sus inicios a fines del siglo XVlll y principios del siglo XlX. Consiste
en un cambio de los modelos de producción ; Aquella producción hecha a mano y
limitada pasa a ser una producción hecha a máquina y en serie. Donde se
presenta con mayor fuerza es en Inglaterra, pero también hay cambios fuertes en
Francia, Italia, Alemania, EE.UU., etc.
Dentro de los principales cambios y aportaciones de la revolución industrial
están:
1) Cambios de los sistemas de producción.
2) Disminución en los costos de producción.
3) Aparecen los grandes inventos.
4) Aparece una nueva clase social :el obrero.
5) Desaparece el pequeño artesano.
6) Aparece la competencia.
Existen reacciones de todo tipo en la revolución industrial, pero dentro de
las más importantes está la de la iglesia católica y la de los economistas
liberales. La de los economistas liberales tiene como sus principales exponentes
a Carlos Marx, y Federico Engels. Quienes saben que peligran las estructuras por
lo que proponen los siguientes cambios :
-Que desaparezca la propiedad privada
-La creación de un sistema que logre satisfacer las necesidades del
proletariado.
-Que el proletariado ocupe el poder.
Sun Tzu
tra obra clásica que ofrece sus conocimientos a los administradores modernos
es El arte de la guerra, escrita por Sun Tzu, el filósofo chino, hace más de
dos mil años. La obra fue modificada y usada por Mao Tse Tung, fundador de la
República Popular China en 1949. Entre los postulados de Sun Tzu cabe destacar
los siguientes:
1. Cuando el enemigo avanza, ¡hay que retirarse!
2. Cuando el enemigo se detiene, ¡hay que hostigarle!
3. Cuando el enemigo pretende evitar el combate, ¡hay que atacarlo!
4. Cuando el enemigo se retira, ¡hay que perseguirlo!
Aunque estas reglas pretendían ser una guía para la estrategia militar,
desde hace mucho se han utilizado en la planeación de una estrategia para
enfrentar a empresas competidoras.
A pesar de que ni Maquiavelo ni Sun Tzu trataron de elaborar una teoría de la
administración per se, sus conceptos enseñan una lección histórica
importante. La administración no se originó en Estados Unidos ni en este
siglo.
Evolución de la teoría administrativa
La administración y las organizaciones son producto de su momento y su contexto
histórico social. Por tanto, la evolución de la teoría de la administración
se entiende en términos de cómo han resueltos las personas las cuestiones de
sus relaciones en momentos concretos de la historia.
Administración científica
Administración científica es el nombre que recibió debido al intento de
aplicar los métodos de la ciencia a los problemas de la administración para
lograra una gran eficiencia industrial. Los principales métodos científicos
aplicables a los problemas de la administración son la observación y la
medición. La teoría de la administración científica surgió en parte por la
necesidad de elevar la productividad. A mediados del siglo XX, en Estados Unidos
en especial , había poca oferta de mano de obra. La única manera de elevar la
productividad era elevando la eficiencia de los trabajadores. Así fue como
Frederick W. Taylor, Henry L. Gantt y Frank y William Gilbreth inventaron el
conjunto de principios que se conocen como la teoría de la administración
científica.
Frederick Winslow Taylor (1856 – 1915)
Rederick Winslow Taylor renunció a la universidad y comenzó a trabajar como
aprendiz de modelador y maquinista en 1875. Con esta última categoría
ingresó, en 1878, a la Midvale Steel Company, de Filadelfia, y ascendió hasta
el puesto de ingeniero en jefe después de obtener un grado de ingeniería
asistiendo a clases nocturnas. Inventó herramientas de lata velocidad para
cortar acero y la mayor parte de su vida se desempeño como ingeniero consultor.
Por lo general se reconoce a Taylor como "el padre de la administración
científica". Probablemente ninguna otra persona ha tenido una repercusión
mayor sobre el desarrollo inicial de la administración. Sus experiencias como
aprendiz, como obrero común, capataz, maestro mecánico y luego ingeniero en
jefe de una compañía aserrera, le dieron una amplia oportunidad para conocer
de primera mano los problemas y las actitudes de los trabajadores y observar las
grandes posibilidades para mejorar la calidad de la administración.
La famosa obra de Taylor titulada Principles of Scientific Management se publico
en 1911. sin embargo, una de las mejores exposiciones de su filosofía de la
admistración se encuentra en su testimonio ante un comité de la Cámara de
Representantes de los estados Unidos; se le obligo a defender sus ideas ante un
grupo de congresistas, la mayoría de ellos hostiles debido a que creían, junto
con los líderes de los trabajadores, que las ideas de Taylor conducirían a un
exceso de trabajo y al despido de trabajadores.
Taylor fundamento su filosofía en cuatro principios básicos. Se observará que estos preceptos no se encuentran muy alejados de las creencias fundamentales del moderno administrador. Es cierto que algunas de las técnicas de Taylor y sus colegas y seguidores se desarrollaron con el fin de poner en práctica su filosofía y principios que tienen ciertos aspectos mecanicistas.
Principio de planeación: sustituir el criterio individual de obrero, la
improvisación y la actuación empírica en el trabajo por métodos basados en
procedimientos científicos. Cambiar la improvisación por la ciencia mediante
la planeación del método.
Principio de preparación: seleccionar científicamente los trabajadores de
acuerdo con sus aptitudes; prepararlos y entrenarlos para que produzcan más y
mejor, de acuerdo con el método planeado. Además de la preparación de la
fuerza laboral. Se debe preparar también las máquinas y los equipos de
producción, así como la distribución física y la disposición racional de
las herramientas y los materiales.
Principio de control: controlar el trabajo para certificar que se ejecute de
acuerdo con las normas establecidas y según el plan previsto. La gerencia tiene
que cooperar con los trabajadores para que la ejecución sea la mejor posible.
Principio de ejecución: distribuir de manera distinta las funciones y las
responsabilidades para que la ejecución del trabajo sea más discipl